Génération automatisée de reçus fiscaux

Les documents Cerfa sont des formulaires standardisés qui sont utilisées par les administrations publiques. Ces formulaires papiers sont également disponibles sur internet depuis quelques années. Le remplissage de ces documents peut parfois être fastidieux, et certaines organisations doivent remplir de nombreux exemplaires d’un même formulaire. C’est le cas de notre client, association d’intérêt général, qui doit remplir le Cerfa n° 11580*04 pour chaque don reçu.

La situation initiale

Lorsqu’une association d’intérêt général reçoit un don, elle émet en contrepartie un reçu fiscal (document Cerfa) pour que le donateur puisse défiscaliser son don. Face à cette démarche administrative chronophage, notre client limitait le montant minimum pour recevoir des dons, afin de ne pas avoir à faire de reçu fiscal pour de petites sommes.

Pour pouvoir absorber cette charge de travail induite, notre client réservait la dernière semaine de l’année à l’émission de l’intégralité des Cerfa pour l’année écoulée. Cette organisation était génératrice d’insatisfaction, puisque les donateurs attendaient la fin de l’année pour obtenir leur document.

Notre proposition

Il nous a semblé évident que notre proposition devait être légère et rapide à mettre en place, tout en apportant des solutions simples mais efficaces. Dans la mesure où l’association dispose déjà d’un serveur pour l’hébergement de son site web WordPress, nous avons proposé d’utiliser ce type de technologies.

Processus de fonctionnement

A la réception d’un nouveau don sur le compte bancaire de l’association, le trésorier saisit les informations dans une interface qui lui donne un lien vers un fichier PDF à transmettre au donateur. Le fichier PDF est rempli avec les informations nécessaires telles que l’adresse du donateur et le montant de son don.

Respect des normes et contraintes légales

L’administration fiscale demande à ce que les Cerfa 11580 pour reçu de dons soient numérotés dans un ordre chronologiques. Par ailleurs chaque Cerfa généré doit être conservé « en l’état » et ne plus être modifié, tout comme un document papier. Ainsi, chaque PDF généré est stocké et ne peut plus être modifié après sa génération, même si la base de données est mise à jour.

Coût de la solution

S’appuyer sur des solutions open-sources permet de réduire drastiquement les coûts logiciels. Ainsi le seul coût de cette solution est liées au développement informatique lui-même, rendant cette solution relativement abordable pour le bénéfice attendu.

Les bénéfices

Les bénéfices de la solution mise en place sont nombreux. Puisque l’association n’a plus de seuil minimum pour accepter un don, le montant global a augmenté. Par ailleurs, le temps de traitement administratif lié à ces dons a diminué drastiquement, et se réalise au fil de l’eau et non plus en fin d’année.

• Augmentation du nombre de dons
• Augmentation de la satisfaction « client »
• Process au fil de l’eau
• Diminution de la charge de travail
• Economie de l’envoi postal (envoi par e-mail)